Hej Lisbeth Sörman, berätta om din roll i admin-teamet!
Min huvudsakliga arbetsuppgift är personaladministration med lönehantering och HR-arbete, men jag har också vissa personalsociala uppgifter som jag är involverad i. Det kan exempelvis handla om logi-bokningar i samband med en konferens, eller att bjuda in kunder på besök. Man kan säga att jag har en ganska bred roll och jag trivs jättebra med att det är så varierat. Ibland kan det förstås köra ihop sig lite tidsmässigt, när det känns att – oj, nu krockar det, nu måste vi ut med 100 löner här snart. Det är viktigt att poängtera att vi servar alla fyra bolagen i företaget.
Hur ser teamet ut idag?
Vi är fyra personer och förutom mig själv består teamet av Camilla Axelsson, Ann-Charlotte Hellsing och Malin Dufvander.
Camilla sköter den löpande redovisningen för alla bolag och gör kontroller så att leverantörsfakturorna hamnar på rätt projekt. Hon gör också avstämningar månadsvis vad gäller bolagens resultat, samt sammanställer statistik och skickar ut rapporter. Dessutom gör hon budgetarbete och stöttar vår VD i beslut som rör ekonomiska frågor. Ja, hon är egentligen involverad i allt som rör ekonomi och projektekonomi.
Ann-Charlotte jobbar i huvudsak med leverantörsreskontra för alla bolag. Hon ankomstregistrerar och konterar fakturorna på respektive projekt och skickar sedan ut dem för attest. Dessutom har hon ansvar för avstämningar av konton som hör ihop med leverantörsreskontran. Eftersom vi har drygt 10 000 fakturor att hantera är det en hel del att gå igenom! Vi som jobbar med administration ansvarar också för att svara på växelsamtal och där är Ann-Charlotte vår ”nummer 1” för växeln, där vi andra är med och stöttar när det blir kö.
Malin jobbar med orderhantering. När en förfrågan från en kund har blivit en order plockar hon upp den och lägger in den i vårt system. En order innebär uppstart av ett nytt projekt med en hel del handpåläggning, där checklistor och en massa dokumentation ska tas fram. Vi har också åtagit oss att leverera ett ordererkännande, så Malin tar fram ett sådant och skickar till kunden. Sedan har hon även hand om all fakturering ut mot kund för alla bolagen. Tillsammans med Camilla sköter hon också krav och kundresekontrahantering, samt projektuppföljning.
Tillsammans som team har vi också hand om det praktiska som rör våra lokaler. Det handlar om att köpa in fika, se över posthanteringen och överhuvudtaget driften på plats.
Har ni en strikt rollfördelning eller hur ser ansvarsfördelningen ut?
Vi är ett tajt gäng som har ambitionen att backa varandra. Trots att vi har våra egna ansvarsområden måste vi kunna rycka in i händelse av att någon är borta. Vi försöker till stora delar kunna lite av varandras roller så att vi kan gå in och stötta. Jag i min roll täcker upp för orderhanteringen som Malin har och Camilla täcker upp för Malin vad gäller fakturering. Camilla täcker dessutom upp för Ann-Charlotte med kundreskontran.
Hur ser ni till att ert samarbete i teamet fungerar?
Vi har regelbundna avdelningsmöten där vi stämmer av hur vi ligger till och vad vi har på gång i kalendern. Dessutom tittar vi på hur vår arbetsbelastning ser ut och om vi behöver någon form av stöttning.
Vilka fördelar ser du med FLEX som arbetsgivare?
FLEX är ett företag som behållit sin familjära anda och där man får vara med och påverka. Jag tycker det är en arbetsgivare där man inte bara blir en i mängden; man hörs och syns. Det finns dessutom stora möjligheter att variera sina arbetsuppgifter för att det inte ska bli enformigt. Vi har samtidigt en väldigt trevlig och god stämning här. Sist men inte minst känns det bra att få jobba på ett företag som har ett så gott rykte på byggmarknaden som FLEX har!
