En effektiv verksamhet byggd på välmående, trivsel och goda förutsättningar att göra sitt jobb.
Kontorslandskap har blivit något av en norm i Sverige. Vid första anblicken tycks de ge enkla ekonomiska fördelar både i minskat antal skrivbordsplatser och ett yteffektivt användande av dyrbara kvadratmeter.
Men stämmer det ekonomiska argumentet på lång sikt – och hur påverkas medarbetarna?
Långsiktighet och förtroendekapital
Många gånger baseras besluten på kortsiktiga vinster där man överskattar initialkostnaderna av att välja cellkontor i relation till livscykelkostnaden för såväl byggnaden som de som använder den, enligt Christina Bodin Danielsson, arkitekt och forskare som har studerat olika kontorsmiljöer, hur människor påverkas av sin miljö och hur man utformar kontor som gagnar både medarbetarna och verksamheten. Därtill är det lätt att glömma framtida personalomkostnader i form av ökad stressrelaterad sjukfrånvaro, minskad produktivitet på grund av störande ljud samt hög personalomsättning.
Analys av och insikt i vad verksamhetens arbetsuppgifter kräver, tex i form av arbetsro och koncentration, och vad medarbetarna mår bra av och värdesätter är alltså viktiga verktyg när kontorslokalerna ska utformas:
- Vilka typer av arbetsplatser passar olika medarbetare?
- Ser behoven olika ut för olika typer av arbetsuppgifter inom verksamheten?
- Vad betyder arbetsmiljöns utformning för trivsel och i förlängningen personalomsättning?
Att planera och utforma arbetsplatser utifrån de faktiska behoven, sett till både arbetsuppgifter och individer, ger ofta en lösning som kombinerar cellkontor, gemensamma ytor för samarbete samt mötesrum i olika storlekar. En generell universallösning för samtliga på företaget i alla situationer fungerar sällan. Istället är både koncentration och kommunikation viktiga faktorer när man bygger kontor, säger Bodin Danielsson. Hon menar vidare att det läggs för mycket krut på de sociala ytorna och satsas för lite på ytorna för koncentration.
Störande ljud en stor bov i dramat
I en dansk undersökning säger sex av tio som arbetar i öppna kontorslandskap att de har svårt att koncentrera sig och 63 procent uppger att de arbetar mest effektivt i eget rum. Detta stämmer överens med tidigare studier som visar att prestationen kan minska med 66 procent i öppna kontorslandskap på grund av störande ljud från telefoner, kollegor som pratar etcetera. Andra undersökningar talar om ett produktionsbortfall som motsvarar 12-16 timmar per vecka för medarbetare som upplever problem med arbetsmiljön.
För de aktivitetsbaserade arbetsplatserna är statistiken kring sjukskrivningar och välmående bättre än för de öppna landskapen, men även här är det avgörande att det finns tillräckligt många tysta arbetsplatser och rum där man kan sitta ostört när ens arbetsuppgifter kräver arbetsro och koncentration. I vissa fall tenderar det också att gradvis ske en återgång till fasta platser när medarbetare helt enkelt paxar den plats som passar dem bäst.
Tillfälligt avbrott
Undersökningar har även visat att där vi tidigare blev avbrutna ungefär var 11 minut i ett kontorslandskap har den digitala utvecklingen lett till att vi numera blir avbrutna så ofta som varannan minut – och att det kan ta upp till 25 minuter att återfå fokus när ett störningsmoment fått oss att tappa tråden.
Även att försöka stänga ute ljud- och synintryck är påfrestande för hjärnan. Stressforskningsinstitutet vid Stockholms Universitet har visat att personer med krävande arbetsuppgifter kan drabbas av kognitiv stress i både öppna kontorslandskap och flexkontor, vilket kan leda till problem med minnet och med beslutsfattande. Däremot upplevde man lägre nivåer av kognitiv stress om man arbetade i cellkontor, oavsett hur koncentrationskrävande arbetsuppgifterna var.
Kontroll och välmående
Christina Bodin Danielsson har bland annat funnit att de som arbetar i öppna kontorslandskap inte bara har fler sjukdagar än de som har egna rum eller arbetar på flexkontor utan att de även skattar sitt välmående och sin jobbtillfredsställelse lägre. I ett eget rum, ett så kallat cellkontor, upplever medarbetare till exempel att de har stor kontroll över sin arbetsmiljö och -situation – något som är fundamentalt för välmåendet på arbetet – och får bra arbetsro. Medarbetare i mellanstora kontorslandskap, den vanligaste kontorstypen i Sverige, är minst nöjda med arbetsmiljön och har sämre hälsa än människor i övriga kontorstyper.
Flexibla rumslösningar för föränderliga behov
Där fasta, platsbyggda cellkontor kan kännas som en statisk lösning med begränsade utvecklingsmöjligheter, erbjuder modulbyggda systemväggar långsiktig flexibilitet med anpassningsmöjligheter i samma takt som behoven förändras. Läs mer här på hemsidan om olika, flexibla rumslösningar och hur vi på FLEX kan bidra till ett optimalt kontor, eller kontakta oss för ett förslag utifrån era förutsättningar och behov.
Källor:
Catharina Bodin Danielsson, KTH, ”The Office, An explorative Study, Architechtural design’s impact on health, job satisfaction & well-being”
Brunnberg & Forshed, ”Kontorsforskning”
Katarina Gospic och Isabell Sjövall, ”Neurodesign: inredning för hälsa, prestation och välmående”
Myrna Whitaker, ”Öppna Landskap – är det något för oss?”, Branschaktuellt.se
SvT nyheter. 23/3 2019, ”Hur beter vi oss på kontoret egentligen?”
SvT nyheter 23/3 2019, ”Från trälhav till kontorslandskap”
NRK, Brennpunkt 25/4 2018 ”Kontoret”
arbetsmiljöforskning.se, ”Minnesproblem av att lösa svåra arbetsuppgifter i kontorslandskap”
mabra.com, ”Så påverkas vår hälsa av ett jobb i öppet kontorslandskap”
Nordegren & Epstein i SVR P1, 11/6 2015, ”Trivsel i öppna landskap”
Skanska.se/Hanna Johansson, ”Bättre hälsa på arbetsplatsen”
Svd.se/Ann-Cathrine Johnsson, ”Stökiga miljöer får hjärnan att hoppa jämfota”
Tholin.se, ”Finns det fördelar med öppna kontorslandskap?”
Su.se/Ann Fernholm, ”Kontorslandskap – hur påverkar de oss?”
